Управление проектами и процессами от ВВП

                                                                                                   И снова бой. Покой нам только снится.(Александр Блок)

На внедрение системы будет всего лишь один пост. 

В связи с тем, что много времени было затрачено на выбор системы управления проектами и процессами, внедрение происходило очень быстро, за месяц система была введена в промышленную эксплуатацию.

Это стало возможным благодаря тому, что система была подобрана под требования, которые составлялись с учётом существующих в компании бизнес- процессов. Они (процессы) уже были даже регламентированы. Поэтому не потребовалось постановки новых процессов или реинжиниринга существующих. Соответственно, не нужно было переписывать существующие регламенты и процедуры. Другими словами, компания организационно была полностью готова к внедрению. 

Если бы такой готовности не было, пришлось бы для начала проводить ряд организационных мероприятий, направленных на подготовку компании. Необходимо было бы выявлять процессы, требующие оптимизации. Определять ответственных за исполнение тех или иных действий. Выявлять заказчиков. Описывать бизнес-процессы и процессы взаимодействия между заказчиком и исполнителем. Чтобы не углубляться в детали, скажу, что нужно было бы сделать все то, что делают обычные бизнес-консультанты, но ещё при этом необходимо было бы учитывать функциональные возможности и особенности внедряемой системы управления. Т.к. это было сделано задолго до внедрения, перейду сразу к «чистой» методологии внедрения.

С точки зрения проектной методологии у меня были все необходимые компоненты. Были понятны цели, сроки, методология внедрения. Для внедрения были выделены соответствующие ресурсы человеческие и финансовые. Менеджер проектов был наделён соответствующими полномочиями.

( Read more... )

  Для внедрение этих систем нужно в точности тоже самое, что требовалось Людовику XII  для ведения войны :).

У себя в архиве нашёл документ сравнивающий Microsoft Office Enterprise Project Management  он же MS Project и Deltek Enterprise Project Management Solutions он же Open Plan. 

Хотя эти монстры и выбили из дальнейшей борьбы по финансовым показателям но таблица мне кажется интересной.Сравнение делали Ланитовцы.

Оценить какая получилась схватка можно вот тут -> сравнительная таблица

Люблю запах напалма по утрам
Апокалипсис сегодня (Apocalypse Now)

Следящим актом «Марлезонского  балета» было сравнение  функциональных возможностей систем  Instant Business Network (IBN) и  TrackStudio.

 Напомню, что в «первом акте», в сравнении АНКЕТ, перевес был на стороне IBN.

Должен остаться только один. 
(Дункан Маклауд)

    В соответствии  с определёнными целями  необходимо выбрать систему управления проектами и процессами максимально удовлетворяющую требованиям. Требования к системе описаны в ЖЖ ранее. 

   Для начала был сделан сравнительный анализ двух систем реализующих диаметрально противоположные подходы в управлении. (По мнению классиков). Один подход, проектно-ориентированный. Второй ориентированный на управление процессами, точнее на управление проблемами или  попросту Help Desk.

( Read more... )

По просьбам трудящихся публикую  текст анкеты, которую я рассылал при выборе системы.
Анкета изначально была сделана в обычном WORD-е в виде формы с полями для заполнения.

( Read more... )

 

После изучения всего перечня систем и предварительной оценки их функциональных особенностей и стоимости решений,  список систем участвующих в рассмотрении был значительно уменьшен. В результате, список более чем  из 100 был ограничен  12 системами. Хочу напомнить, что выбор проходил больше года назад. На текущий момент конкурентов было бы больше. Из рассмотрения сразу исключил системы, имеющие значительные отклонения от требований. 

Во время проведения опросов и сбора аналитической информация производилась оценка качества взаимодействия компании разработчика (провайдера услуг) с заказчиком. Оценивалось качество предоставляемой информации. В результате многие компании отсеялись на данном, в принципе не сложном  этапе.  Отказался я от них потому, что риски, которые могут возникнуть при дальнейшем взаимодействия  с компаниями, которые не желают или не могут предоставить необходимую информацию, я считаю неприемлемыми. Другими словами нафига мне это гандурас за мои же деньги.

 Не смотря на значительное превышение бюджета, к рассмотрению были допущены системы, лидеры в классе «систем  управления проектами». Такие как Primavera, Microsoft Office Enterprise Project Management (MS Project) и Deltek Enterprise Project Management Solutions (Open Plan).

Дальнейшая работа производилась с избранными системами. В адрес компаний  производителей (провайдеров услуг) были высланы  запросы  на предоставление информации и просьбой, заполнить  лист опроса. Средний объем заполненного «опросника» составил 12 листов. Если интересно напишите, опубликую опросник.

Дальнейший выбор системы проходил методом исключения. Отбраковывались системы, набравшие наибольшее число штрафных балов. 

Системы OneBoard и e-GroupWare  были исключены из  дальнейшего рассмотрения по причине не желания со стороны производителей  продвигать свой продукт. Это выразилось в нежелании заполнять опросные листы и в  игнорировании запросов на предоставление информации. Кроме того  системы e-GroupWare   является свободно распространяемой и  судя по всему не имеет  ни какой поддержки.  По моему мнению, для коммерческого использования «фриварные»  системы мало пригодны. 

Системы SharePoint и WebSphere, не смотря на свою функциональную оснащённость, также попали в аутсайдеры по причине превышения бюджета. Стоимость решений на данной платформе начинается от 50 000$ (включая лицензии и услуги по доработке и внедрению). Интересно как обстоит дело у них сейчас, в период кризиса. Может в головы их маркетологов наконец то  придут умные мысли по изменению ценовой политики.

Система JIRA имея отличные функциональные возможности, после подробного изучения была исключена из рассмотрения по причине отсутствия локализации и поддержки в России. В итоге на тот момент Лидером в классе систем   «Professional Issue Tracker» стал TrackStudio

Система IPI HelpDesk  продвинулась немного дальше, но была дисквалифицирована за ограниченные возможности  по управлению проектами. Кроме того платформа PHP+Apach, на которой было разработано программное обеспечение, требовало  установки дополнительных серверов. Для кого-то поддержка PMP&MySQL была бы плюсом. Но у мен были другие требования.

Система Spider Project исключена из рассмотрения из-за полного отсутствия, поддержки взаимодействия распределённых рабочих групп. Система пригодна только для локального использования.

Далее рассматривались Системы Primavera, Microsoft Office Enterprise Project Management (MS Project) и Deltek Enterprise Project Management Solutions (Open Plan).  Удалось даже найти довольно подробное сравнение этих монстров. Функционально, данные системы удовлетворят самого требовательного клиента. Но сложность и гигантизм данных систем делает внедрение, мягко говоря, крайне затруднительным и дорогостоящим. Стоимость проекта внедрения подобных систем многократно превосходила запланированный бюджет. Экономический эффект от внедрения подобных систем для меня до сих пор остаются непонятным. Хотя для государственных организаций «решения просто сказочные». Что-то вспомнился сразу анекдот про чиновника любящего смотреть на морской прибой :) . Как волна нахлынет и откаааатывает.  В общем, в связи с гигантизмом, манией величия и необоснованной дороговизной, от дальнейшего рассмотрения перечисленных систем пришлось отказаться.

От рассмотрения системы  Project Mate пришлось отказаться в связи с ограничением по требованию к платформе.  Система не имела на тот момент WEB интерфейса. Это  затрудняет масштабирование и сопровождение системы и таким образом возрастает стоимость владения. 

В результате для рассмотрения  осталось две системы TrackStudio  www.trackstudio.ru и IBN (Instant Business Network) www.pmbox.ru . Обе системы, несмотря на то, что относятся к разным типам, предоставляют весьма схожие функциональные возможности и находились на момент тестирования примерно в одном ценовом диапазоне.

В итоге как в библейской притче о Давиде и Голиафе выиграли маленькие и удаленькие :).

Это ёще не конец.Продолжение следует…

А теперь расшифровка требований...  Поясню что же мне нужно было от системы.

Общие требования

·        механизмы управления проектами и процессами реализованные  в  системе должны быть максимально  совместимы с методами управления, существующими в компании без дополнительной доработки;

·        интерфейс программы должен быть как можно более простым и интуитивно понятным для того,  чтобы специализированное обучение сотрудников  не требовалось вовсе, или проходило как можно быстрее и отнимало как можно меньше ресурсов. Учитывая географическую разрозненность проектных команд, дополнительным преимуществом будет наличие у системы модулей обучение или отдельных комплексов позволяющих проводить обучение пользователей дистанционно;

·        система должна требовать для своей поддержки как можно меньше  ресурсов. Механизмы установки  программного обеспечения на сервера должны быть автоматизированы и не требовать специальных знаний со стороны администраторов;

Требования к технической поддержке

·        у компании производителя  (провайдера услуг внедрения)  обязательно должна работать служба технической поддержки для организации помощи как ИТ  специалистам при внедрении, так и  рядовым пользователям во время эксплуатации системы;

·        поддержка должна быть русскоязычная. Желательно наличие различных типов сопровождения от бесплатной, до платной с реакцией на инцидент в течении  4-х часов;

·        на сайте производителя в свободном доступе должна находиться вся документация по системе. Файлы с обновлениями. Дополнительным преимуществом будет наличие форума по системе и Wiki;

Технические требования

Предпочтения будут отдаваться системам, которые разработаны на следующих платформах:

·        IBM Lotus\Domino\Notes

a.       Система на данной платформе не должна требовать дополнительной доработки существующей в компании инфраструктуры IBM Lotus\Domino\Notes;

b.     Система должна легко интегрировать с существующими приложениями;

·        системам с WEB интерфейсом

a.      система на данной платформе должна использовать  технологии Microsoft. В качестве базы данных MS SQL. Сервер приложений IIS;

b.     система должна иметь открытую архитектуру базы данных;

c.      система должна легко интегрировать с существующими приложениями;

Использование любой из этих платформ значительно снизит стоимость внедрения и стоимость владения системой. Т.к. не потребует установки дополнительного программного обеспечения у пользователей. Кроме того система будут легко масштабируемой, что позволит расширять круг пользователей системы  оперативно и с минимальными затратами.

Функциональные требования к системе

·        управление проектами

o       поддержка стандарта PMI. Особое внимание будет уделяться  поддержке процессов управления коммуникациями и механизмам построения  проектного офиса;

o       возможность использовать совместно с системой  MS Project;

·        управление процессами

o       поддержка стандартов ITSM. Особое внимание будет уделяться управлению инцидентами, проблемами и изменениями; 

·        инструменты совместной работы

o       создание единого портала для распространения и управления командной информацией, такой как календари, задачи, списки;

o       совместная работа с документами: создание, согласование, контроль версий;

o       размещение оперативной информации: предупреждений, оповещений, обсуждений и опросов;

o       обеспечение эффективных коммуникаций команды;

o       доступ к рабочим областям непосредственно из приложений Microsoft Office (таких как Word и Excel) и через веб-браузер;

o       обеспечение безопасности;

·        Управление корпоративной информацией

o       совместная работа над документами;

o       обсуждения;

o       контакты, календари, задания;

o       служба поиска;

o       централизованное  представление информации;

o       возможность распространять данные;

Требования к услугам внедрения

·        предпочтение будет отдаваться системам с наименьшим периодом внедрения. Кроме того особое внимание будет уделяться системам с документированной методологией внедрения и наличием полного комплекта русифицированной документации;

·        компанией разработчиком (провайдером услуг)  обязательно  должны предоставляться услуги по обучению персонала.

Финансовые требования

·        предпочтение будет отдаваться системам,  в которых соотношение цена/качество (функциональность)  наилучшее.

·        системы, срок внедрения которых более полугода и стоимость более 30 000$ из рассмотрения исключаются.

Продолжение следует...

Возвращаюсь к истории внедрения системы управления проектами и процессами. В данной части  я опишу формирование требований.

Как я уже писал ранее,  прежде чем приступить к поиску новой продукта, был оценён вариант развития существующей системы и сформулированы требования на доработку и улучшение функциональных возможностей используемого программного обеспечения. Получилось  листов пять мелким почерком. В дальнейшем данные требования не пригодились. Посмотреть что затребования были сформированы и за что хотели 30 000  баксов можно посмотреть вот тут  «Требования на доработку существующей системы».

Начал формирование требований к новой систем. В связи с тем, что изначально представить требования в табличном виде было затруднительно,  для формирования требований  воспользовался ментальными картами или интелелект-картами… в общем Mind Map. Очень интересная методология, которую придумал Тони Бьюзен. Удобно структурировать мысли J.  Что такое ментальные карты можно посмотреть вот тут МЕНТАЛЬНЫЕ КАРТЫ.  Эта технология  позволила довольно быстро, ну достаточно быстро J построить сеть взаимосвязанных и структурированных требований к системе и к компании разработчику (провайдеру услуг внедрения), выделить ряд ограничений, которые  возникают из-за особенностей имеющейся в компании ИТ – инфраструктуры, уровня подготовки ИТ специалистов и рядовых пользователей. Была поострена интеллект-карта требований. Центральный узел карты изображён на рисунке.

Полную версию можно посмотреть вот тут ->  «Интеллект-Карта требований». (Если будут проблемы с доступом пишите. поменяю настройки)

 

На основании данной карты были определены предпочтения, которые будут отдаваться системам удовлетворяющим следующим базовым требованиям.

Предпочтения были разделены на следующие группы:

·        Общие требования

·        Требования к технической поддержке

·        Технические требования

·        Функциональные требования к системе

·        Требования к услугам внедрения

·        Финансовые требования